Wat doet de kascommissie
Waarom is er een kascommissie?
Binnen onze vereniging wordt eenmaal per jaar de jaarrekening opgesteld.
Dit is de financiële verantwoording van het bestuur naar derden, maar natuurlijk ook naar de leden.
Alle leden kunnen dan zien wat er met het geld is gebeurd en hier hun oordeel over uitspreken.
Als zij het eens zijn met het gevoerde financiële beleid kunnen zij op de algemene ledenvergadering hun goedkeuring geven aan het bestuur.
Nu is het niet handig als alle leden gaan kijken of de cijfers kloppen.
Dat kost heel erg veel tijd en niet iedereen heeft hier zin in.
Daarom wordt er gewerkt met een kascommissie.
Deze speciaal ingestelde commissie controleert dan namens de leden de boekhouding en de jaarrekening.
Wat is een kascommissie?
Onze kascommissie bestaat uit 2 personen die samen met de penningmeester kijken of de financiën goed zijn gedaan.
Dat betreft de boekhouding, bijvoorbeeld kijken of alle bonnen er zijn en of alle contributie is geïnd.
Maar een kascommissie kijkt ook of het geld is uitgegeven aan de juiste zaken, of de uitgaven passen binnen de doelstelling van de vereniging.
Stel dat binnen onze hsv geld wordt besteed aan de aanschaf van karpers, dan past dit in onze doelstelling.
Geven we echter geld uit aan een bestuursuitje naar een botenbeurs, dan past dit niet in onze doelstelling.
Een kascommissie controleert dus op rechtmatigheid en op doelmatigheid.
Wat doet de kascommissie?
De kascommissie controleert de boekhouding en de jaarrekening.
Naast de controle op de cijfers informeert zij zich over het gevoerde financiële beleid, vraagt wie de rekeningen betaalt, vraagt wie het contante geld beheert en kijkt wie welke andere taken uitvoert op het gebied van financiën.
Dit is de administratieve organisatie.
Ook kan de kascommissie de begroting controleren.
Dit geheel aan taken noemen we een kascontrole.
Op basis van de kascontrole schrijft de kascommissie een advies.
Dit advies is gericht aan de leden van de vereniging.
De kascommissie adviseert de leden tijdens de algemene ledenvergadering (ALV) om wel of niet decharge te verlenen aan het gehele bestuur.
De decharge geldt dus niet alleen aan de penningmeester, maar betreft het gehele bestuur.
Een bestuur is altijd gezamenlijk verantwoordelijk.
Kascontrole verplicht
Een kascontrole is binnen onze vereniging verplicht.
Nu heeft het woord verplicht en het woord controle vaak een strenge bijklank, maar de bestuursleden (waaronder natuurlijk de penningmeester) van Hsv Op lok út vinden het prettig dat er een kascontrole is.
De kascommissie kijkt dan of er rechtmatig en doelmatig is gewerkt, en spreekt daar haar oordeel over uit.
Als bestuur is het prettig om te laten zien hoe we het hebben gedaan en waarom, en dat daar dan een goedkeurend advies op volgt.
Bij twijfel over de financiën kan het bestuur besluiten om de kascommissie te vragen een extra controle te houden.
Een extra controle is ook verstandig in het geval er een wat groter kastekort is, als er veel bonnen zijn kwijt geraakt of als er anderszins onregelmatigheden zijn geconstateerd of worden vermoed.
Wie zitten in een kascommissie?
De kascommissie bestaat uit twee personen.
De leden van de kascommissie kunnen lid zijn van de vereniging, maar dit hoeft niet.
Leden van het bestuur kunnen geen zitting nemen in de kascommissie.
Personen die actief zijn in een andere commissie binnen de vereniging mogen ook geen zitting nemen in de kascommissie.
De kascommissie mag zelf geen uitgaven doen.
Deze regels zijn om belangenverstrengeling te voorkomen.
Meestal zijn mensen twee jaar lid van een kascommissie, daarna wordt het stokje overgedragen aan een ander.
Dit wisselen van leden helpt om de integriteit te waarborgen.
Hoe werkt een kascontrole?
De volgende lijst geeft tips wat een kascommissie kan doen:
- Geeft de resultatenrekening een reëel beeld?
- Zijn alle contributies en overige opbrengsten opgenomen?
- Zijn alle uitgaven en inkomsten rechtmatig, passen ze binnen de doelstelling van de vereniging?
- Is er voor elke uitgave een bon of factuur?
- Het bedrag in de kas wordt geteld. Klopt het met het bedrag dat op de balans staat?
- Zijn alle voorschotten verrekend?
- Het kasboek wordt in het algemeen nagekeken of er opvallende zaken zijn.
- Geeft de balans een reëel beeld?
- Klopt de debetzijde van de balans: bestaan alle bezittingen en vorderingen?
- Klopt het banksaldo met wat in de boeken staat?
- Klopt de creditzijde van de balans?
- Zijn alle schulden en verplichtingen opgenomen?
- Wat is de algemene indruk van de administratie?
- Zijn er bijzonderheden te melden?
Als de commissie deze vragen doorloopt en aan de hand daarvan een kort verslag maakt met daaronder een advies aan de algemene ledenvergadering, kan de algemene ledenvergadering op basis van dit advies decharge verlenen aan het bestuur.
Het advies
Een advies kan als volgt opgesteld worden:
Advies van de kascommissie aan hengelsportvereniging hsv Op lok út te Metselawier betreffende boekjaar 1 januari 2015- 31 december 2015
De kascommissie heeft de jaarstukken bestaande uit de Balans per 31-12-2015 met een balanstotaal van € 1.900 en een verenigingsvermogen van € 1.900 en de Staat van baten en lasten met een resultaat van € 344 gecontroleerd en geen onjuistheden of onrechtmatigheden geconstateerd.
Het resultaat van boekjaar 2015 van € 344 wordt na de ALV van 2015 toegevoegd aan het verenigingsvermogen. Dit is in de jaarstukken van 2015 als zodanig verwerkt.
De commissie adviseert de vergadering om de financiële stukken goed te keuren en décharge te verlenen aan het bestuur.
Dokkum, februari 2016
Naam, plaats en datum
Naam, plaats en datum